4. Фильтр в Access 2007.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access 2007 существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту - это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Для этого необходимо выделить слово доцент в любой из записей, щелкнуть мышью на стрелочке рядом с кнопкой в разделе Сортировка и фильтр вкладки <Главная>, и Ассеss выберет только те записи, для которых значение в столбце <Должность> равно Доцент.

Аналогичный результат получится, если использовать кнопку <Выделение> - , расположенной в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная. При выборе команды Равно “Доцент” (рис. 1.3) будет выделена таблица, содержащая только записи, в котором поле <<Должность>> имеет значение Доцент. При нажатии на кнопку <Удалить фильтр> вновь будет выведена вся таблица.

Рис. 1.3. Создание фильтра по выделению.

Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствуют слова С Фильтром. В дополнение к этому кнопка <Применить фильтр> затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты.

Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки <Выделение>. Например, можно выделить должность доцент, а затем дисциплину Информатика (конечно, если такая дисциплина присутствует в вашейтаблице). В этом случае появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику.

Обычный фильтр. Фильтрование данных в Access производится также с помощью кнопки -<Фильтр> - , Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка значения для данного поля.

После щелчка по кнопке -<Фильтр> - отображается диалоговое окно установки параметров фильтра (рис.1.4). Можно просто отменить установку флажкаВыделить все с последующей установкой флажка напротив той записи, которая будет отображена на экране. В результате на экране появится именно та запись, напротив которой был установлен флажок.

Рис.1.4. Выбор записей, которые будут отображены на экране

В окне установки параметров фильтра имеется также список Текстовые фильтры. После раскрытия этого списка отображается набор предопределенных текстовых фильтров (рис.1.5). Выбрать требуемый фильтр можно, щелкнув на соответствующем варианте мышью.

Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой Главная, Сортировка и фильтр, Дополнительно, Расширенный фильтр...